Zonsverduistering op de camping
Eigenaresse Lisanne van Camping Riberduero vertelt hoe zij dit natuurfenomeen aangreep om een uniek evenement te organiseren voor haar gasten. Lisanne besloot op zoek te gaan naar de plek met het beste zicht op de zonsverduistering op 12 augustus 2026 - en vond het kasteel van Peñafiel als de perfecte locatie. Ze maakt er een once-in-a-lifetime experience van met deze bijzondere locatie, hapjes en drankjes én een aantal verrassingen. Inmiddels zijn er al bijna honderd reserveringen voor het 'Riberduero Eclipse Event'.
Een evenement organiseren, hoe doe ik dat?
Het organiseren van een evenement op jouw camping kan veel voordelen bieden, maar er zijn ook uitdagingen. Lisanne deelt haar ervaringen en geeft inzicht in wat er allemaal bij komt kijken. Hieronder bespreken we de belangrijkste onderdelen.
1. Doelstelling en doelgroep
Bepaal vooraf het doel van jouw evenement en wie jouw doelgroep is. Dit beïnvloedt keuzes zoals locatie, aankleding en communicatie. Lisanne speelt hierop in door haar evenement te richten op bezoekers die een unieke ervaring rondom een zonsverduistering zoeken.
Extra tips:
- Richt je bijvoorbeeld op gezinnen, senioren of avontuurlijke reizigers.
- Een duidelijke doelgroepanalyse helpt bij het maken van de juiste beslissingen.
2. Locatie en vergunningen
Voor haar evenement reserveerde Lisanne een historisch kasteel als uitkijkpunt. Deze locatie biedt perfect zicht op de zonsverduistering. Het regelen van deze locatie was echter niet eenvoudig. In Spanje wordt vaak op korte termijn gepland, wat de lange voorbereidingstijd een uitdaging maakte.
Extra tips:
- Kies een locatie die aansluit bij het thema van jouw evenement. Een bijzondere plek maakt het extra aantrekkelijk.
- Controleer of er vergunningen nodig zijn en regel deze op tijd.
- Zorg voor een back-up plan bij slecht weer.
3. Budgettering
Het financieel plannen van een evenement is essentieel. Lisanne laat haar gasten twee maanden vooraf betalen om financiële zekerheid te garanderen. Dit voorkomt problemen op de dag zelf en dekt kosten zoals catering en logistiek.
Extra tips:
- Stel een gedetailleerde begroting op waarin je alle kosten en mogelijke inkomsten opneemt.
- Gebruik reserveringssystemen om betalingen gemakkelijk te verwerken en te monitoren.
4. Kaartverkoop
Bedenk hoe je aan bezoekers de toegangskaarten kunt verkopen. Een ticketservice voor online verkoop kan hierbij een uitkomst bieden. Dit ontzorgt je en geeft van tevoren inzicht in het aantal verwachte bezoekers en inkomsten.
Extra tips:
- Bepaal de ticketprijs en denk aan alle vaste en variabele kosten die je wilt afdekken. Overweeg ook verschillende soorten tickets (camper, met of zonder huisdier) of bijvoorbeeld arrangementen.
- Zorg dat de tickets duidelijke informatie bevatten, zoals toegangstijden en locatie.
- Start de kaartverkoop op tijd om eerder inzicht te krijgen in de belangstelling en eventueel bij te kunnen sturen.
5. Personeel en vrijwilligers
Een evenement vraagt vaak om extra handen. Lisanne schakelt naast haar familie ook mensen uit het dorp in als vrijwilligers. Dit biedt niet alleen een kosteneffectieve oplossing, maar versterkt ook de verbinding met de lokale gemeenschap.
Extra tips:
- Bepaal hoeveel mensen je nodig hebt voor toegangscontrole, garderobe, uitgifte van polsbandjes, de bar en technische ondersteuning zoals licht en geluid.
- Kijk of je EHBO’ers of beveiliging nodig hebt.
- Regel personeel of vrijwilligers tijdig en geef hen duidelijke taken.
- Bied vrijwilligers een leuke attentie aan, zoals een bedankje of korting op een volgend verblijf.
6. Programma en logistiek
Heldere communicatie met jouw gasten en goede logistieke planning zijn cruciaal. Ontwikkel bijvoorbeeld speciale routes en geef gasten vooraf gedetailleerde informatie over logistieke zaken rondom het evenement.
Extra tips:
- Creëer een draaiboek waarin alle logistieke details staan, inclusief noodplannen.
- Gebruik sociale media en nieuwsbrieven om jouw gasten tijdig op de hoogte te brengen van updates.
7. Gastbeleving
Een evenement draait niet alleen om praktische zaken; de ervaring van de gasten staat centraal. Bij het evenement in Spanje combineert Lisanne de zonsverduistering met tapas, muziek en een afterparty. Het doel is natuurlijk om gasten een complete en onvergetelijke ervaring te bieden.
Extra tips:
- Vraag jouw gasten via enquêtes of sociale media wat zij leuk zouden vinden. Dit verhoogt hun betrokkenheid.
- Voeg unieke elementen toe, zoals lokale gerechten, live muziek of interactieve activiteiten.
Waar moet je nog meer rekening mee houden?
- Begin klein: Als je weinig ervaring hebt, start dan met een kleinschalig evenement om ervaring op te doen.
- Promoot jouw evenement tijdig: Gebruik sociale media, jouw website en lokale kranten om bezoekers aan te trekken.
- Werk met reserveringen: Dit helpt bij het inschatten van de benodigde capaciteit en logistieke planning.
- Evalueer achteraf: Vraag feedback aan jouw gasten en vrijwilligers om toekomstige evenementen te verbeteren.
Shop lokaal
Een evenement biedt een uitstekende kans om samen te werken met lokale ondernemers. Dit kan variëren van cateraars en wijnhuizen tot lokale vakmanschap. Lisanne vertelt: “We vullen bijvoorbeeld de goodybags met producten van kleine lokale ondernemers. Zo bieden we onze gasten iets unieks en ondersteunen we lokale bedrijven.”
Samenwerkingen met lokale bedrijven kunnen praktische voordelen hebben, zoals het delen van middelen en het regelen van catering. Bovendien geef je je gasten hiermee een authentieke ervaring die aansluit bij de regio. Het kan soms lastig zijn om afspraken te maken, vooral als bedrijven niet gewend zijn aan langetermijnplanning. Maar het resultaat is de moeite waard.
Een evenement organiseren: is het de moeite waard?
Een evenement kan jouw camping onderscheiden van anderen. Het biedt niet alleen jouw gasten een bijzondere ervaring, maar versterkt ook de binding met bezoekers. Bovendien kun je jouwcamping hiermee op een unieke manier promoten.
Het verhaal van Lisanne laat zien dat het organiseren van een evenement niet alleen uitdagend, maar ook ontzettend waardevol kan zijn. Het vraagt om planning, creativiteit en samenwerking, maar de beloning is een onvergetelijke ervaring voor zowel jou als jouw gasten.
